1) Policy Statement

CFP WESCO Cameroon is committed to safeguarding the welfare of children and young people under 18 who study, visit, or take exams on our premises. We create safe environments, prevent abuse, and respond promptly to concerns in line with best practice and Cameroon law. This policy complements partner-exam requirements (e.g., IELTS, TOEIC/ETS, TOEFL, SELT-UKVI, PSI).

1) Déclaration de politique

CFP WESCO Cameroon s’engage à protéger les enfants et les jeunes de moins de 18 ans qui étudient, visitent ou passent des examens sur nos sites. Nous assurons des environnements sûrs, prévenons les abus et réagissons rapidement, conformément aux bonnes pratiques et à la législation camerounaise. Cette politique complète les exigences des partenaires d’examens (IELTS, TOEIC/ETS, TOEFL, SELT-UKVI, PSI).

2) Scope & Definitions

  • Child/Under-18: anyone aged under 18.
  • Staff: employees, contractors, facilitators, invigilators, and volunteers.
  • Safeguarding: protecting from maltreatment, preventing impairment, ensuring safe care, enabling best outcomes.
  • Applies to: training classes, Holiday Classes, exam sessions (IELTS/TOEIC/TOEFL/SELT/PSI), events, trips, transport, and online spaces we manage.
Examples of concerns
  • Physical, emotional, sexual abuse; neglect; bullying/cyberbullying.
  • Inappropriate contact, grooming, boundary violations, discriminatory language.
  • Unsafe premises/supervision, online risks, unauthorized photography.

2) Portée & Définitions

  • Enfant/Mineur : toute personne âgée de moins de 18 ans.
  • Personnel : salariés, prestataires, formateurs, surveillants, bénévoles.
  • Protection : prévenir les maltraitances, assurer un suivi sûr, permettre les meilleurs résultats.
  • Champ d’application : cours, Vacances Utiles, sessions d’examen (IELTS/TOEIC/TOEFL/SELT/PSI), événements, sorties, transport et espaces en ligne gérés par nous.
Exemples de préoccupations
  • Abus physique, émotionnel, sexuel ; négligence ; intimidation/cyberharcèlement.
  • Contact inapproprié, manipulation, franchissement de limites, propos discriminatoires.
  • Locaux/surveillance à risque, risques en ligne, photographie non autorisée.

3) Roles, Responsibilities & Vetting

  • Designated Safeguarding Lead (DSL): coordinates safeguarding; keeps records; liaises with partners (contact: +237 699 216 588).
  • Deputies: support the DSL and cover exams & classes.
  • All staff: follow this policy, complete induction/training, report concerns immediately.
  • Safer Recruitment: ID verification, reference checks, role-appropriate vetting.
  • Visitors/Contractors: sign in, wear badges, supervised where required.

3) Rôles, responsabilités & vérifications

  • Responsable Protection (DSL) : coordonne la protection, tient les registres, assure la liaison (contact : +237 699 216 588).
  • Adjoints : appuient le DSL et couvrent examens & cours.
  • Tous les personnels : appliquent la politique, suivent la formation, signalent immédiatement toute préoccupation.
  • Recrutement sécurisé : vérification d’identité, références, contrôles adaptés au poste.
  • Visiteurs/Prestataires : émargement, badges visibles, accompagnement si nécessaire.

4) Code of Conduct (Under-18s)

Professional boundaries
  • Use professional language and approved channels; no personal social media contact.
  • Avoid 1:1 closed-door situations; stay visible and within ratio.
  • No gifts, favoritism, or private tutoring without approval.
Safe practice
  • Two-adult rule for intimate care/first aid where practicable; record any exceptions.
  • Respect privacy and dignity; obtain parental consent where required.
  • Never use physical punishment, humiliating remarks, or discriminatory behavior.

4) Code de conduite (Mineurs)

Limites professionnelles
  • Langage professionnel et canaux approuvés ; pas de contact via réseaux sociaux personnels.
  • Éviter les situations à huis clos en tête-à-tête ; rester visible et respecter les ratios.
  • Pas de cadeaux, de favoritisme, ni de cours privés sans autorisation.
Pratiques sûres
  • Règle des deux adultes pour les soins/les premiers secours si possible ; consigner toute exception.
  • Respect de l’intimité et de la dignité ; consentement parental lorsque requis.
  • Aucune punition physique, aucune remarque humiliante, aucun comportement discriminatoire.

5) Supervision & Site Safety

  • Age-appropriate ratios; registers taken at start/end; controlled entry/exit points.
  • Health & Safety briefings; fire muster points; medical/first aid procedures.
  • Trips/transport risk assessments; consent forms; trip leader responsible for headcount & comms.

5) Encadrement & sécurité des sites

  • Ratios adaptés à l’âge ; feuilles de présence ; contrôle des entrées/sorties.
  • Consignes HSE ; points de rassemblement ; procédures médicales/premiers secours.
  • Évaluations des risques pour sorties/transport ; formulaires de consentement ; responsable de sortie chargé du comptage & des communications.

6) Online Safety, Data & Media

  • Approved platforms only; filtered Wi-Fi for under-18 groups; classroom tech monitored.
  • Parental/guardian consent before photography or media use; clear opt-out process.
  • Data handled lawfully and securely; minimal access, retained only as required.

6) Sécurité en ligne, données & médias

  • Plateformes approuvées ; Wi-Fi filtré pour les mineurs ; équipements surveillés.
  • Consentement parent/tuteur avant toute photo ou diffusion ; procédure de refus claire.
  • Données traitées légalement et en sécurité ; accès minimal, conservation limitée.

7) Responding to Disclosures & Concerns

1
Listen & reassure
Stay calm, take it seriously, avoid leading questions.
2
Record facts
Note date/time, who/what/where; use the learner’s own words.
3
Report to DSL
Immediately inform the DSL/deputy; escalate emergencies via +237 699 216 588.
4
Follow guidance
Cooperate with instructions; maintain confidentiality on a need-to-know basis.
Do / Don’t
  • Do: believe, support, explain next steps, report immediately.
  • Don’t: promise secrecy, investigate yourself, or delay action.

7) Réagir aux révélations & préoccupations

1
Écouter & rassurer
Rester calme, prendre au sérieux, éviter les questions suggestives.
2
Consigner les faits
Noter date/heure, qui/quoi/où ; utiliser les mots de l’apprenant.
3
Signaler au DSL
Informer immédiatement le DSL/adjoint ; urgences au +237 699 216 588.
4
Suivre les consignes
Coopérer ; confidentialité limitée au strict nécessaire.
À faire / À ne pas faire
  • À faire : croire, soutenir, expliquer les étapes, signaler immédiatement.
  • À éviter : promettre le secret, enquêter vous-même, retarder l’action.

8) Report a Concern

Use this secure form to notify the DSL. In emergencies, call +237 699 216 588.









Email instead

8) Signaler une préoccupation

Utilisez ce formulaire sécurisé pour alerter le DSL. En urgence, appelez +237 699 216 588.









Envoyer par email

9) Training, Compliance & Review

  • Induction for all new staff; annual refreshers; role-specific training for DSL/invigilators.
  • Risk assessments updated per activity/exam series; incident logs retained securely.
  • Policy review: at least annually or after any serious incident/legislative change.

Quick Check: What would you do?

Q1. A learner discloses abuse. Your next step?

Q2. Photography at events is allowed…

9) Formation, conformité & révision

  • Accueil de tout nouveau personnel ; remise à niveau annuelle ; formation spécifique pour DSL/surveillants.
  • Mises à jour des évaluations des risques ; registres d’incidents conservés en sécurité.
  • Révision de la politique : au moins une fois par an ou après tout incident grave/changement légal.

Vérification rapide : que feriez-vous ?

Q1. Un apprenant révèle un abus. Étape suivante ?

Q2. La photographie lors d’événements est autorisée…

10) Staff Acknowledgment

Tick to confirm you have read and understood this policy.

Tip: upload the signed PDF to your HR file or send to safeguarding@wescocenter.org.

10) Accusé de lecture du personnel

Cochez pour confirmer que vous avez lu et compris cette politique.

Astuce : téléversez le PDF signé dans votre dossier RH ou envoyez-le à safeguarding@wescocenter.org.
Last review: September 2025 · Next review due: September 2026 · Queries: safeguarding@wescocenter.org
Dernière révision : Septembre 2025 · Prochaine révision : Septembre 2026 · Contact : safeguarding@wescocenter.org